19.08.2022Obecnie praca w sektorze nauki wymaga działania w trybie projektowym, w którym o granty rywalizuje się w otwartych konkursach. Aby móc realizować autorskie plany badawcze i rozwijać karierę zgodnie z zainteresowaniami, naukowcy muszą być biegli w pozyskiwaniu i rozliczaniu środków na badania i rozwój. Nawet najlepsze pomysły i najzdolniejsi badacze mogą mieć problemy z wyszukiwaniem, pozyskaniem czy rozliczaniem publicznych środków. To wymaga nie lada zdolności menedżerskich i zrozumienia jak sektor B&R działa od strony finansowej i organizacyjnej.
Sylwia Piskorska – Główna Specjalistka ds. Pozyskiwania Środków Finansowych w· IDEAS NCBR – opowiada o najczęstszych pomyłkach i kłopotach, które są udziałem naukowców w projektach grantowych. Tekst jest kontynuacją rozmowy (dostępnej na naszej stronie), w której nasza ekspertka wyjaśniała, jak skutecznie pozyskiwać granty naukowe.
Błąd nr 1: kilka srok za ogon
SP: Wielu naukowców, szczególnie na początku kariery, podchodzi do składania wniosków w sposób chaotyczny. Wielokrotnie spotykałam się np. z próbami składania tego samego wniosku w różnych konkursach, bez chwili refleksji. Autorzy skupiali się tylko na modyfikacji harmonogramu realizacji, nazw bądź kategorii kosztów, dopasowaniu opisów do poszczególnych sekcji i po takim “odnowieniu” wysyłali wniosek ponownie. Apeluję: zanim złożycie aplikację o finansowanie, wypełnicie wszystkie tabelki, opisy i skompletujecie dokumenty sprawdźcie czy ogłoszony konkurs jest w ogóle dla was. Zweryfikujcie czy tematyka konkursu lub grupa docelowa pasuje do waszego projektu. Zbadajcie, czy spełniacie kryteria formalne podmiotu, dla którego przewidziane jest dofinansowanie. A co najważniejsze, pomyślcie, czy wniosek realizuje wytyczne dla konkursu.
Błąd nr 2: Zrób to za mnie
SP: Kolejną złą praktyką jest podzlecanie przygotowania wniosku grantowego, którego przygotowanie koncentruje się na pozyskaniu finansowania, a nie na sensie projektu. Oczywiście, można tak podejść do tematu i mieć niemal pewność, że nasz projekt otrzyma 100% możliwych punktów. Niestety, później okazuje się, że dla osiągnięcia pożądanego efektu (uzyskania finansowania) wypełnić trzeba wyśrubowane wskaźniki, zrealizować niesamowicie innowacyjne i przełomowe cele. “Wniosek wszystko przyjmie”. Jednak jego realizacja może już nie okazać się tak prosta. Wypełnienie zobowiązań umowy będzie wiązało się z niewspółmiernym nakładem pracy, stresu i biurokracji w stosunku do pozyskanych funduszy i faktycznych możliwości osiągnięcia sukcesu naukowego.
Błąd nr 3: Ctrl C + Ctrl V
SP: Kopiowanie sentencji 1:1 z dokumentacji konkursowej może wydawać się wygodnym rozwiązaniem. W końcu, w poradnikach dla wnioskodawców często zamieszczane są podpowiedzi wskazujące, jakie informacje wnioskodawca powinien tam zamieścić. Niestety kopiowanie i wklejanie wskazówek świadczy tylko o braku wystarczającej uwagi co do samego wniosku i jego treści. Odpowiedzi i opisy w poszczególnych sekcjach wniosku powinny być zgodne z wytycznymi konkursu i wyjaśniać, w jaki sposób i dlaczego propozycja składanego projektu pasuje do ich misji i wytycznych. W poradniku umieszczane są na ogół tylko propozycje, a nie precyzyjne wytyczne co dokładnie należy w danym punkcie wpisać.
Błąd nr 4: słówka, słowa, definicje
SP: Używanie skomplikowanej terminologii i chwytliwych słów-kluczy często bywa niezrozumiałe dla zespołu oceniającego projekt. Prawdą jest, że trudno całkowicie zrezygnować z fachowego języka, ale nie powinien on dominować w opisie wniosku grantowego. Główne sekcje wniosku, takie jak cele projektu, oczekiwane efekty czy zyski z realizacji projektu powinny być napisane językiem “popularnonaukowym”, tj. zrozumiałym dla każdego czytelnika. Jeśli na samym początku “przeładujemy” osoby oceniające wnioski nadmiernie specjalistycznymi hasłami, to możemy zniechęcić je do dalszej lektury. Słownictwo fachowe zostawmy na później, np. do opisów sposobów realizacji zadań, metodyki, czy wykorzystywanych technologii niezbędnych do realizacji projektu.
Błąd nr 5: Houston, mamy problem
SP: Często pisząc wniosek grantowy wnioskujący skupia uwagę na zidentyfikowanych wyzwaniach, zapominając o oferowaniu rozwiązań. Nikt nie lubi słuchać narzekającego, który załamuje ręce i nie daje nic w zamian. Wnioski grantowe powinny oczywiście jasno i klarownie opisywać kluczowy problem. Jednak główny środek ciężkości powinien być położony na metody wykorzystywane do jego zaadresowania. Pokazać jakimi środkami czy metodami problem można rozwiązać, jakie przyniesie to rezultaty i korzyści i przekonać, dlaczego warto to sfinansować.
Błąd nr 6: Zróbmy coś! A co dokładnie?
SP: Wiele projektów gubi brak precyzji w konstruowaniu wskaźników powodzenia i kamieni milowych realizacji projektu. W opisie realizacji poszczególnych etapów nie opisuje się samego problemu. Bardzo dobrze przygotowane wnioski grantowe zawierają mapę drogową tego, co wnioskodawca zamierza zrobić w ramach projektu, jak znaleźć rozwiązanie przedstawionego problemu i w jaki sposób to ocenić. Przedstawia konkretne działania lub czynności, których podjęcie pozwoli go rozwiązać. Wtedy, nawet, w przypadku porażki projektu można mówić o naukowym sukcesie. Przecież przetestowana została hipoteza i udowodniono, że dana metoda nie działa i w przyszłości należy zaplanować działania innego typu lub wręcz całkowicie zredefiniować problem.
Błąd nr 7: Kosztorysy, tabelki, harmonogramy grozy
SP: Tworząc budżety i inne dokumenty wykonawcze w pośpiechu można zapomnieć, że kiedyś przyjdzie nam je realizować. Mimo wsparcia procesów aplikacyjnych systemami informatycznymi, nadal zdarza się, że w końcowej wersji zdarzają się poważne błędy. Aby ich uniknąć, tabele cząstkowe i podsumowanie projektu należy przed wysłaniem kilkukrotnie sprawdzać. Niezwykle istotne jest również, aby budżet wspierał całą logikę wniosku o finansowanie. Nie wnioskujcie zatem o zawyżone fundusze na realizację projektu, który można wykonać za 20-30 % podanej kwoty. Takie “ambitne” próby prawie nigdy się nie udają, wnioskodawcy są z doświadczonymi urzędnikami bez szans.
Twórcy wniosku przygotowują najczęściej maksymalnie 3-4 budżety rocznie, natomiast każdy ekspert oceniający zasadność przedstawionych kosztów do zakresu realizacji projektu ma do czynienia z dziesiątkami lub setkami budżetów tylko w jednym konkursie. To przekłada się na duże doświadczenie i sprawność w wyłapywaniu niespójności, złych szacunków i pomyłek. Dlatego budżet towarzyszący wnioskowi o dotację powinien być przygotowany z taką samą starannością jak opis merytoryczny i dopasowywać go punkt po punkcie do realizowanych zadań.
Błąd nr 8: Instrukcje – a po co to komu?
Obecnie wszystkie składane aplikacje przechodzą weryfikację formalną, która ma miejsce jeszcze przed skierowaniem do dalszej bardziej szczegółowej oceny. Aby dostać się na krótką listę i przejść dalej należy wypełnić wymagania opisane w instrukcji składania wniosku. Jeżeli jest tam informacja, że trzeba załączyć np. plan projektu lub wykres Gantta, to po prostu trzeba to zrobić. Jeżeli potrzebne jest oświadczenie kierownika projektu – to niech faktycznie złoży podpis na dokumencie załączanym do wniosku. Gdy brakuje drobnej – ale istotnej z formalnego punktu widzenia czynności – wszystko może się nie udać. Takie niedopatrzenia doprowadziły do porażki wiele wartościowych aplikacji, które przez nie nawet nigdy nie dotarły do etapu oceny merytorycznej.
Błąd nr 9: Kto to nie ryzykuje nie pije szampana
Trudno określić jaki moment jest najlepszy na złożenie wniosku grantowego. Jeżeli mamy ciekawy pomysł na projekt, to należy wykorzystać każdą nadarzającą się okazję, każdy konkurs. Nigdy nie ma idealnego czasu, łatwo jest znaleźć wymówki: za krótki termin, niewystarczające doświadczenie, niska ocena innowacyjności itd. Nawet jeżeli wniosek odpadnie, zawsze można otrzymać cenne informacje zwrotne – dowiedzieć się co było nie tak, jakie obszary należy wzmocnić, co poprawić. Taka porażka może okazać się bardzo przydatnym doświadczeniem, z którego można skorzystać przy kolejnym konkursie. Więc na co czekać? Najlepiej jest zacząć szukać konkursów i pisać wnioski już teraz.
Sylwia Piskorska – ekspertka z obszaru zarządzania projektami badawczo-rozwojowymi. Specjalizuje się w koordynacji i rozliczaniu projektów badawczo-rozwojowych z zakresu nowych technologii. Realizowała projekty m.in. w ramach programów Horyzontu 2020, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Narodowego Centrum Nauki, Fundacji Nauki Polskiej czy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
